Taxi dla delegacji z zagranicy - jak zorganizować przejazdy gościom firmy bez płacenia na miejscu i zbierania rachunków
W skrócie:
Kto zamawia kurs | Gość sam albo Twoja firma |
Co gość pokazuje kierowcy | Kod QR z vouchera: wydrukowany albo w telefonie |
Kto płaci | Twoja firma; kurs trafia na jej miesięczne zestawienie |
SPIS TREŚCI:
Jakie taxi dla delegacji z Niemiec zamówić, gdy goście przyjeżdżają do Twojej firmy w Krakowie? Takie, w którym nie płacą z własnej kieszeni i nie muszą potem oddawać Ci rachunków. W Mega Taxi służy do tego voucher: pod koniec kursu gość pokazuje kierowcy kod QR, a przejazd trafia na rozliczenie Twojej firmy.
Jeździmy po Krakowie od 1992 roku, wyłącznie z licencjonowanymi kierowcami. Pokażemy Ci, jak działają vouchery, ile kodów przygotować na kilkudniową wizytę i o czym pamiętać przy organizowaniu przejazdów. Jeśli dopiero porządkujesz ten temat w firmie, zacznij od przewodnika o tym, jak taxi ułatwia podróże służbowe w firmie.
Jak działa voucher na taxi dla gościa firmy?
Voucher na taxi w Mega Taxi to jednorazowy kod QR, którym gość rozlicza przejazd opłacany przez Twoją firmę. Pod koniec kursu pokazuje go kierowcy, a ten skanuje kod. Gość nie płaci na miejscu. Kwotę nalicza taksometr, a przejazd zapisuje się w systemie jako kurs firmowy.
Weźmy zwykły przejazd z hotelu do biura. Bez vouchera gość płaci swoją kartą, a potem przekazuje Ci dokument, żeby firma mogła zwrócić mu koszt. Z voucherem gość nie wykłada własnych pieniędzy i po przyjeździe może od razu iść na spotkanie. Jeśli chcesz wiedzieć, kto dostaje dokument za przejazd gościa i jak go zaksięgować, wyjaśniamy to w osobnym artykule.
Skąd firma bierze vouchery?
Vouchery otrzymuje firma, która ma z nami umowę i konto firmowe. Pulę kodów dostarczamy my albo firma drukuje je samodzielnie.
Kod QR działa zarówno z kartki, jak i z ekranu telefonu. Możesz więc przesłać go gościowi przed przyjazdem albo wręczyć na wydruku.
Kto zamawia kurs?
Kurs na voucher może zamówić gość albo Twoja firma. Zależy, co będzie wygodniejsze przy danym przejeździe.
Ty możesz zamawiać taksówki tymi samymi kanałami co zawsze. Opisujemy je na stronie taxi biznesowe w Krakowie. Gość może po prostu zadzwonić do naszej centrali.
Co dzieje się z kursem po zeskanowaniu kodu?
Po zeskanowaniu kodu system zapisuje, do której firmy należy przypisać przejazd i na jaką kwotę został rozliczony.
Na koniec miesiąca znajdziesz ten kurs w zestawieniu razem z pozostałymi przejazdami na konto firmowe. Nie musisz zbierać rachunków od gości ani rozliczać z nimi poszczególnych kursów.
Ile voucherów przygotować na kilkudniową wizytę?
Przygotuj tyle voucherów Mega Taxi, ile przejazdów planujesz dla gości z delegacji. Jeden kod służy do rozliczenia jednego kursu. Nie ma znaczenia, czy jedzie jedna osoba, czy trzy osoby w tym samym aucie. Jeśli delegacja potrzebuje dwóch taksówek, potrzebne będą dwa vouchery.
Załóżmy, że w poniedziałek wieczorem do Krakowa przyjeżdża trzech gości z Niemiec. Nocują w hotelu w centrum, we wtorek i środę dojeżdżają do biura, a w środę wieczorem macie wspólną kolację na Kazimierzu. W czwartek po południu kończą wizytę i wyjeżdżają.
Zanim wyślesz im kody, rozpisz wszystkie przejazdy. Wtedy łatwiej policzyć, ile voucherów przygotować.
Przykładowy plan przejazdów: od poniedziałku do czwartku
Dzień | Przejazd | Kto jedzie | Vouchery |
Poniedziałek wieczór | przyjazd → hotel | trzy osoby razem | 1 |
Wtorek rano | hotel → biuro | razem | 1 |
Wtorek wieczór | biuro → hotel | razem | 1 |
Środa rano | hotel → biuro | razem | 1 |
Środa wieczór | biuro → kolacja na Kazimierzu | razem | 1 |
Środa noc | kolacja → hotel | dwie osoby razem, jedna później | 2 |
Czwartek rano | hotel → biuro | razem | 1 |
Czwartek po południu | biuro → wyjazd | razem | 1 |
Razem | 9 |
To przykładowy plan do własnych obliczeń, nie dane z rzeczywistych kursów.
W tym przypadku potrzebujesz dziewięciu voucherów. Choć delegacja liczy trzy osoby, przez większość wizyty goście podróżują razem. Dopiero w środę po kolacji wracają dwiema taksówkami, dlatego na ten wieczór trzeba przygotować dwa kody.
Pamiętaj, że voucher jest jednorazowy. Jeśli gość wykorzysta go na poniedziałkowy przejazd do hotelu, na kolejny kurs będzie potrzebował nowego kodu. Nie wystarczy więc przesłać jednej osobie jednego vouchera na całą wizytę.
Nie wiesz, ile mogą kosztować przejazdy zaplanowane na wizytę? Zadzwoń pod 124 000 000. Nasza centrala poda szacunkowy koszt każdej z nich. Ostateczną kwotę nalicza taksometr według taryfy.
Jak ustawić vouchery, żeby kontrolować wydatki?
Warunki voucherów firma ustala z Mega Taxi. Voucher może być ważny przez miesiąc, przez wskazany okres albo bezterminowo, z limitem kwoty albo bez niego. Każdy kurs rozlicza taksometr według obowiązującej taryfy.
Przy delegacji najwygodniej ustawić ważność na czas wizyty. Wtedy kod, który został gościowi w telefonie, po jej zakończeniu przestaje działać. Limit kwoty pozwala z kolei z góry ograniczyć koszt pojedynczego kursu.
Jeśli wybierzesz vouchery bezterminowe i bez limitu, wydatki kontrolujesz już tylko liczbą wydanych kodów. Wtedy zapasowe trzymaj u siebie, a gościom przekazuj tylko te na zaplanowane przejazdy.
Jak zamówić kursy dla całej delegacji na tę samą godzinę?
Jeśli goście mają stawić się w biurze o konkretnej godzinie, zamów taksówkę wcześniej jako kurs terminowy, czyli zamówienie z wyprzedzeniem.
Przy zamawianiu podaj liczbę pasażerów i bagażu. Dzięki temu centrala uwzględni w zleceniu odpowiedni typ auta: osobowe, kombi albo VAN.
Za VAN-a nie dopłacasz - obowiązuje w nim ta sama taryfa co w taksówce osobowej.
Wcześniejsze zamówienie zwiększa szansę, że samochód podjedzie pod biuro o ustalonej porze. To szczególnie przydatne, gdy cała delegacja ma razem dotrzeć na spotkanie lub wyjechać na dworzec.
Czy kierowca dogada się z gościem z Niemiec?
Kierowcy Mega Taxi porozumieją się z gościem z Niemiec po angielsku w zakresie potrzebnym do przejazdu, na przykład przy ustalaniu adresu i trasy. Jeśli gość zechce sam zamawiać kursy, aplikacja Mega Taxi działa w pięciu językach, w tym po niemiecku.
Pierwszy kontakt z kierowcą możesz gościowi dodatkowo ułatwić. Jeśli w wiadomości z voucherami podasz pełne adresy hotelu i biura, w razie wątpliwości będzie mógł po prostu pokazać je na ekranie telefonu.
Nie musi też tłumaczyć kierowcy, na jaką firmę wystawić dokument za kurs. Do rozliczenia przejazdu służy voucher z kodem QR.
Przy pierwszej wizycie w Krakowie goście mogą też potrzebować wskazówek, jak dotrzeć w konkretne miejsce. Jedna z pasażerek napisała o naszych kierowcach na profilu Google, że byli „bardzo sympatyczni i pomocni, wyjaśnili jak trafić” (Paula, 5★, czerwiec 2025).
Gość z zagranicy nie musi znać Mega Taxi ani wiedzieć, jak działają nasze vouchery. Wystarczy, że przed przyjazdem dostanie od Ciebie krótką instrukcję i odpowiednie kody QR.
Wyślij wiadomość z instrukcją razem z kodami kilka dni przed przyjazdem. Dzięki temu Twój gość będzie wiedział, jak rozliczyć przejazd i pod jaki numer zadzwonić, jeśli zechce sam zamówić taksówkę.
Kiedy taxi z voucherem wystarcza, a kiedy potrzebujesz innej usługi?
Taxi z voucherem Mega Taxi wystarcza na przejazdy delegacji po Krakowie i na odbiór, przy którym gość sam daje znać, że jest gotowy do wyjścia. Kurs z lotniska też rozliczysz voucherem. Jeśli jednak gość ma być powitany w hali przylotów albo kierowca ma czekać na opóźniony samolot, potrzebujesz innego rodzaju usługi.
Na lotnisku Kraków-Balice nasi kierowcy odbierają pasażerów z parkingu, na którym zgodnie z zasadami lotniska mogą stać tylko kilka minut. Dlatego gość daje znać dopiero po odebraniu bagażu. Krok po kroku opisaliśmy to w artykule o tym, jak ustawić odbiór gościa z Balic.
Jeśli program wizyty odbywa się w mieście, a goście poradzą sobie z jednym telefonem po odebraniu walizek, taxi z voucherem wystarczy na cały transport delegacji. Jeśli zależy Ci na powitaniu w terminalu, zamów do tego osobną usługę, a taxi zostaw na resztę programu.
Podsumowanie
Taxi dla delegacji z zagranicy najlepiej zaplanować, zanim goście przyjadą: rozpisz kursy z programu wizyty i policz, ile voucherów będzie potrzebnych.
Kilka dni przed przyjazdem wyślij gościom wiadomość z adresami, instrukcją korzystania z kodów i numerem naszej centrali. Zdecyduj też, które przejazdy zamówisz w ich imieniu, a które będą mogli zamówić sami.
Ustaw ważność voucherów na czas wizyty, a zapasowe zostaw u siebie. Kod nie ma przypisanej trasy, dlatego ustal z gośćmi, które przejazdy opłaca Twoja firma.
Po zakończeniu wizyty nie musisz zbierać od nich rachunków. Kursy rozliczone voucherami znajdziesz w miesięcznym zestawieniu firmy.
Delegacja przyjeżdża, a Twoja firma nie ma jeszcze konta? Zadzwoń pod 124 000 000 i powiedz, ilu gości się spodziewasz. Nasz przedstawiciel przyjedzie do Ciebie z umową i ustali pulę voucherów. Od pierwszego telefonu do pierwszego kursu mija zwykle kilka dni. Szczegóły współpracy z firmami.
FAQ
Czy gość musi cokolwiek zapłacić kierowcy?
Nie. Gość z voucherem Mega Taxi nie płaci w taksówce i nie prosi o rachunek. Kierowca skanuje kod QR pod koniec kursu, a przejazd trafia na konto Twojej firmy.
Czy jeden voucher wystarczy na kilka przejazdów?
Nie. Voucher Mega Taxi jest jednorazowy. Na każdy kurs potrzebny jest osobny kod QR. Jeśli trzech gości jedzie razem jedną taksówką, wystarczy jeden voucher. Jeśli jadą dwoma autami, potrzebne są dwa kody.
Czy voucher ma termin ważności albo limit kwoty?
To zależy od ustaleń z Mega Taxi. Voucher może być ważny przez miesiąc, przez wskazany okres albo bezterminowo, z limitem kwoty albo bez niego. Koszt przejazdu nalicza taksometr według obowiązującej taryfy.
Czy voucher działa tylko na przejazdy z programu wizyty?
Nie. Voucher Mega Taxi nie ma przypisanej trasy, więc rozliczy każdy kurs, na którym gość pokaże kod. O tym, które przejazdy opłaca Twoja firma, decydujesz liczbą kodów przekazanych gościom, a ważność ustawiona na czas wizyty sprawi, że po jej zakończeniu kody przestaną działać.
Czy kierowca porozumie się z gościem z Niemiec?
Kierowcy Mega Taxi porozumieją się po angielsku w zakresie potrzebnym do przejazdu, czyli przy ustalaniu adresu i trasy. Aplikacja Mega Taxi działa również po niemiecku. Przekaż gościowi wcześniej adres hotelu i biura, żeby w razie potrzeby mógł pokazać je kierowcy.
O Mega Taxi
Jeździmy po Krakowie od 1992 roku i zrzeszamy wyłącznie licencjonowanych kierowców. Nasza centrala przyjmuje zamówienia przez całą dobę pod numerem 124 000 000. Z konta firmowego w Mega Taxi korzysta kilkadziesiąt krakowskich firm. Firmom z umową dostarczamy vouchery z kodem QR na przejazdy ich gości.
