Platforma przewozowa czy lokalna sieć taxi - co się zmienia, gdy firma podpisuje umowę
W skrócie: umowa z korporacją taxi nie jest alternatywą dla aplikacji, bo lokalna sieć taksówek też ma aplikację i panel firmowy. Różnica leży gdzie indziej: platforma pośredniczy między pasażerem a kierowcą, a sieć taksówek sama jest stroną umowy i sama wystawia fakturę. Dla firmy zaczyna to mieć znaczenie w momencie, gdy osoba jadąca przestaje być osobą płacącą.
SPIS TREŚCI:
Pytanie zwykle pada na tym samym etapie. Ktoś w firmie przegląda wydatki, widzi kilkanaście przejazdów miesięcznie rozrzuconych po prywatnych kontach pracowników i zastanawia się, czy da się to uporządkować. Odpowiedź, która przychodzi pierwsza, brzmi: przecież każdy ma aplikację w telefonie i jakoś to działa.
Działa. Tylko nie w każdej sytuacji równie dobrze.
Zanim przejdziemy dalej, warto zdjąć ze stołu jedno nieporozumienie. Mega Taxi też ma aplikację i panel firmowy. Wybór nie polega na tym, czy zamawiasz z telefonu, czy dzwonisz do centrali. A jeśli dopiero zaczynasz porządkować transport w firmie, warto zacząć od tego, jak w ogóle wygląda taxi dla firm.
Dlaczego to nie jest wybór między aplikacją a telefonem
Najważniejsza różnica dotyczy tego, kto jest stroną transakcji. Aplikacje ride-hailing kojarzą pasażera z kierowcą i pobierają prowizję za pośrednictwo. Sieć taksówek jest przewoźnikiem, z którym firma podpisuje umowę i który sam wystawia fakturę za przejazdy. W Mega Taxi jeżdżą wyłącznie licencjonowani kierowcy taxi.
Dla pasażera siedzącego w aucie ta różnica jest niewidoczna. Dla działu księgowego przestaje taka być dokładnie wtedy, gdy trzeba ustalić:
kto komu wystawia dokument,
kogo obciążyć kosztem,
do kogo zadzwonić, gdy coś się nie zgadza.
Kiedy zamawianie doraźne wystarcza, a kiedy przestaje
Przy jednym pracowniku, który jeździ na spotkania i płaci własną kartą, umowa nie jest potrzebna. Faktura po kursie załatwia sprawę. Przy pojedynczych przejazdach umowa po prostu niewiele porządkuje, więc nie ma po co niczego zmieniać.
Pasażer przestaje być osobą płacącą
Granica przebiega w jednym konkretnym miejscu. Dopóki jedzie ta sama osoba, która płaci, wszystko jest proste - zamawia kurs, płaci, prosi o fakturę, oddaje ją do księgowości. Problem pojawia się, gdy te dwie role się rozjeżdżają.
Dzieje się to w trzech sytuacjach:
Zamawiasz dla kogoś spoza firmy. Kontrahent, kandydat na rozmowę, gość z zagranicy. Ta osoba nie ma Twojej aplikacji i nie będzie jej instalować na jeden kurs. Mega Taxi używa do tego vouchera - przejazd trafia na rozliczenie firmy, a gość nie płaci nic.
Zamawiasz dla pracownika, który nie ma firmowego telefonu ani karty. Magazynier, osoba z produkcji, ktoś na umowie zleceniu. W modelu opartym na kontach osobistych zaczyna się kombinowanie: ktoś płaci prywatnie i później rozlicza koszt albo inna osoba musi zorganizować przejazd za niego.
Zamawia jedna osoba, a jedzie inna. Dobry przykład to asystentka zamawiająca przejazd dla zarządu. Jedna osoba organizuje kurs, druga jedzie, a koszt ma trafić do firmy. Wtedy rozliczenie z konta osobistego szybko przestaje być wygodne.
Na tym etapie łatwo próbować załatać problem obiegiem dokumentów zamiast zmianą modelu.
Powstaje więc arkusz, do którego wszyscy mają wpisywać przejazdy. Załóżmy, że działa przez kwartał. Potem zostaje w nim głównie ta jedna osoba, która jest sumienna. Reszta wpisuje z opóźnieniem albo wcale, a ktoś i tak musi później zbierać brakujące paragony i sprawdzać, co się zgadza. Więcej o zamawianiu przejazdów dla gości i kontrahentów napiszemy osobno.
Co się zmienia, gdy firma podpisuje umowę z korporacją taxi
Zmienia się to, że przejazdy przestają być prywatnymi transakcjami pracowników, a stają się usługą świadczoną Twojej firmie. Wszystkie kursy trafiają na jedno rozliczenie, niezależnie od sposobu zamówienia i od tego, kto siedział w aucie.
Firma dostaje jedną fakturę zbiorczą zamiast pliku pojedynczych dokumentów, a płatność następuje po wykonaniu usługi. Jak działa konto firmowe w taxi opisaliśmy szczegółowo w osobnym artykule.
Weryfikacja i rozmowa z przedstawicielem
Uruchomienie konta firmowego w Mega Taxi nie polega na wypełnieniu formularza. Zgłoszenie trafia do działu księgowego, który weryfikuje firmę, a potem przedstawiciel umawia się na spotkanie i przyjeżdża z umową do siedziby klienta.
To wolniejsze niż rejestracja online i nie ma sensu udawać, że jest inaczej. Firma rozmawia jednak z konkretną osobą, z którą ustala warunki współpracy, a później ma je zapisane w podpisanej umowie. Jeśli za pół roku pojawi się pytanie o rozliczenie, wiadomo, do kogo wrócić i na jakich ustaleniach się oprzeć.
Taka rozmowa pozwala też spojrzeć szerzej na sposób, w jaki firma korzysta z taxi. Rozmowa może zacząć się od rozliczenia dla trzech handlowców, a przy stole może wyjść, że większym problemem są kursy zamawiane dla gości i kontrahentów - bo tam nikt nie wie, kto ma poprosić o fakturę.
Przewidywalność kosztu - dwa różne mechanizmy
Tu trzeba powiedzieć wprost: aplikacje ride-hailing podają kwotę przed przejazdem i wiele firm uważa to za ich największą zaletę. Osoba planująca budżet widzi liczbę, zanim pasażer wsiądzie. To faktyczna przewaga tego modelu.
Mechanizm w licencjonowanej taksówce działa inaczej. Kwotę nalicza taksometr według taryfy zatwierdzonej dla miasta. W Mega Taxi opłata początkowa wynosi 9 zł, a stawka zaczyna się od 2,99 zł za kilometr. Taryfa jest stała i nie zmienia się w deszczu ani w sylwestra - nie stosujemy mnożników zależnych od popytu.
Co to oznacza w praktyce dla firmy: przewidywalna jest stawka, a nie kwota pojedynczego kursu. Ten sam przejazd z Kazimierza na Dworzec Główny może kosztować więcej, jeśli w korkach potrwa dłużej.
Ostateczną kwotę pokazuje taksometr.
Który mechanizm jest lepszy, zależy od tego, co liczysz. Jeśli potrzebujesz znać koszt konkretnego przejazdu z góry, kwota przed startem jest wygodniejsza. Jeśli patrzysz na miesiąc i chcesz wiedzieć, że stawka nie skoczy w Sylwestra ani w czasie ulewy, stała taryfa daje więcej spokoju.
Czego umowa nie załatwia
Umowa nie sprawia, że taksówka pojawia się szybciej. Firmowe zlecenie jest obsługiwane tak samo jak każde inne, a w godzinach szczytu i przy pogodzie, przy której pół miasta zamawia kurs, czas podstawienia może być dłuższy. Jedyne, co realnie zwiększa pewność, to zamówienie z wyprzedzeniem - przy przejazdach na samolot i na ważne spotkania warto to robić zawsze, niezależnie od tego, czy masz umowę.
Umowa nie ma też sensu przy skali, przy której formalności kosztują więcej niż porządkują. Jeden przejazd w miesiącu to sytuacja, w której zwykła faktura po kursie jest rozwiązaniem lepszym, a nie gorszym.
I rzecz, o której warto wiedzieć przed rozmową: konto firmowe działa w obrębie sieci, z którą podpisujesz umowę. Jeśli Twoi ludzie jeżdżą głównie po innych miastach, lokalna sieć krakowska pokryje tylko część tych przejazdów.
Jak sprawdzić, czy to się Twojej firmie opłaca
Zamiast szukać progu wyrażonego liczbą przejazdów, odpowiedz na cztery pytania:
Czy zdarza się, że zamawiacie przejazd dla kogoś spoza firmy? Jeśli tak, obecny model już Was uwiera, nawet jeśli tego nie nazwaliście.
Czy ktoś zbiera paragony albo zdjęcia paragonów od innych osób? Czas tej osoby jest kosztem, którego nie widać w zestawieniu przejazdów.
Czy są w firmie ludzie, którzy potrzebują przejazdu służbowego, ale nie mają firmowego telefonu ani karty?
Czy ktokolwiek wie, ile firma wydała na taksówki w zeszłym kwartale? Jeśli odpowiedź wymaga pracy, to jest sygnał sam w sobie.
Jeśli przy którymś z tych pytań od razu przychodzi Ci do głowy konkretna sytuacja z firmy, warto sprawdzić, ile czasu i pracy kosztuje Was obecny sposób rozliczania. Jeśli żaden z tych problemów Was nie dotyczy, nie ma potrzeby zmieniać działającego rozwiązania.
Mega Taxi działa w Krakowie od 1992 roku i obsługuje bezgotówkowo kilkadziesiąt krakowskich firm oraz 20+ hoteli. Zadzwoń pod 124 000 000 i zapytaj o taxi dla firm - sprawdzisz, czy jedno rozliczenie ma sens przy Waszym sposobie organizowania przejazdów.
Podsumowanie
Umowa z korporacją taxi nie jest ulepszoną wersją zamawiania przez aplikację. Odpowiada na inny problem: co zrobić, gdy osoba jadąca przestaje być osobą płacącą.
Dopóki ten problem nie wystąpił, zamawianie doraźne jest w porządku. Gdy się pojawia, jedno rozliczenie po prostu zdejmuje z firmy część pilnowania paragonów, zwrotów i tego, kto właściwie zapłacił za dany kurs.
Najczęstsze pytania
Czy firma musi podpisywać umowę, żeby rozliczać przejazdy taksówką bezgotówkowo?
Nie. Pojedynczy kurs można rozliczyć zwykłą fakturą albo paragonem z NIP do 450 zł, bez żadnej umowy. Umowa zaczyna się opłacać dopiero przy powtarzalnych przejazdach i wtedy, gdy zamawiasz dla innych osób. Szczegóły dokumentowania opisaliśmy w artykule o fakturze za taxi w kosztach firmy.
Czy pracownik bez firmowego telefonu może zamówić przejazd na koszt firmy?
Tak. Wystarczy telefon do centrali Mega Taxi pod numer 124 000 000, czynnej całą dobę. Kurs trafia na to samo zbiorcze rozliczenie firmy.
Czy kwota kursu jest znana przed przejazdem?
Taryfa jest znana z góry i stała - opłata początkowa 9 zł i stawka od 2,99 zł za kilometr, bez mnożników zależnych od popytu. Ostateczną kwotę nalicza taksometr, więc wpływają na nią m.in. czas przejazdu i wybrana trasa.
Czy przejazdy zamawiane różnymi sposobami trafiają na jedną fakturę?
Tak. Niezależnie od sposobu zamówienia wszystkie przejazdy firmy trafiają na jedno zbiorcze rozliczenie.
O autorze
Zespół Mega Taxi - lokalna, licencjonowana sieć taksówek działająca w Krakowie od 1992 roku. Obsługujemy mieszkańców, turystów i firmy. Centrala czynna całą dobę: 124 000 000.
